Доступность облачных бизнес-приложений дает толчок к автоматизации предприятий среднего и малого бизнеса. Часто предприниматель интуитивно предполагает, что ему нужно внедрять такие системы, как CRM, IP-Телефония, Аналитик и другие способы автоматизации бизнеса. Он видит, что другие бизнесмены успешно используют подобные программы, но ему самому пока что не очень понятно, как конкретно новые технологии будут полезны в его случае.
Чтобы понять, каким образом системы автоматизации могут помочь в развитии конкретного бизнеса, необходимо рассмотреть следующие пункты:
Бизнес-задача.
Перед принятием решения о внедрении какой-либо из систем автоматизации бизнеса необходимо исходить из ее целесообразности в решении стоящих перед предпринимателем задач. Что конкретно нужно улучшить сейчас? Менеджеры теряют заявки? Заявок мало? Должники плохо платят? Или одни товары залеживаются на складе, а других не хватает для всех клиентов? То есть определить, где бизнес процессы недостаточно эффективны, какие области нужно изменить, чтобы их улучшить.
Процесс
. Чтобы у бизнеса был рост, необходимо, чтобы процессы в компании были формализованы. Частая проблема малого бизнеса заключается в том, что структура процесса недоработана или отсутствует. Например, менеджеры не фиксируют контакты клиента, или никто не следит за просроченными задолженностями, или никто не перезванивает по пропущенным звонкам. Перед принятием решения об автоматизации процесса необходимо зафиксировать, что именно происходит в настоящий момент. Кто перезванивает по пропущенным вызовам? Кто и когда звонит задолжавшим клиентам? Кто следит за остатком долга?
Бизнес-приложения
, такие как CRM-системы, выполняют важную функцию — формализуют процесс. Они помогают его контролировать, требовать от сотрудников исполнения возложенных на них задач, наблюдать за бизнес-показателями. Для решения выявленных задач необходимо существующий процесс преобразовать и закрепить его выполнение средствами приложения. Фиксировать все звонки через интеграцию Телефонии с CRM, показывать напоминания менеджерам позвонить должникам, и т. д. Это можно сделать двумя способами — либо приложение определяет процесс, используя возможности программного обеспечения, либо создается такое приложение, которое реализует заданный процесс.
Все приложения для бизнеса изначально разрабатывались исходя из каких-то задач по улучшению процессов. Чем меньше компания, тем ее проблемы более стандартны. Поэтому для их решения можно брать готовые практики и методики, которые используются в приложениях. Они несут в себе уже накопленный опыт пользователей этих систем. Поэтому важно при выборе программного обеспечения убедиться, что оно уже использовалось в компаниях, подобных вашей, и содержит в себе варианты бизнес-процессов, подходящих именно для вас. CRM для интернет-магазина и строительной организации будут разными. В первом случае важно увязать информацию о клиентах и их заказах с наличием товара на складе, во втором случае гораздо важнее контролировать управление проектной деятельностью, в том числе распределение ресурсов.
Важно понимать, что ни одна самая современная система не заменит процесс. Если он отсутствует или не налажен, то никаким приложением задачи не будут решены. Программное обеспечение помогает процессу, но не заменяет его. Система сама не будет звонить клиенту, она может только напомнить менеджеру о звонке. Поэтому процесс первичен, его реализации приложение помогает, но не гарантирует.
Аналитика
. Для того, чтобы управлять процессом, он должен быть измеримым. Должны быть параметры, которые можно отслеживать и контролировать: количество сделок на каждой фазе, количество повторных продаж, уровень задолженности клиентов со сроками ее погашения и пр. Процесс отсутствует, если нет возможности отслеживать его бизнес-показатели. Многие приложения плохи тем, что их встроенные средства аналитики не дают возможности менеджеру увидеть информацию в необходимом объеме и ракурсах. Однако каждый бизнес имеет свою уникальность, и присущую только ему специфику. Аналитика должна показывать данные, характерные именно для вашего бизнеса. Поэтому стандартизированная аналитика не дает ответы на все вопросы, и нужно делать специализированные отчеты под конкретные требования. В идеале вы должны получить полную картину по показателям на текущий момент — сколько лидов, сколько сделок, какая конверсия на каждом шаге, какие остатки на складах, какой уровень задолженности по клиентам и срокам платежей и т. д.
Облака
. Все вышеперечисленные пункты справедливы как для классических, так и для облачных бизнес-приложений. Раньше единственным возможным вариантом использования программного обеспечения была установка его на собственные компьютеры и сервера. Постепенно появились облачные приложения и стали набирать популярность, что сильно упростило жизнь многим руководителям. Барьер для начала использования облачных приложений снизился, страсти по вопросам безопасности передачи данных сторонней организации поубавились. Для использования облачных приложений нет необходимости в собственной инфраструктуре, в своей IТ-службе. Как правило, у них нет платы за подключение, а есть только платежи за использование. Цена перехода с одной облачной системы на другую существенно ниже, чем в случае с программами для собственных компьютеров и серверов. Поэтому для того, чтобы начать использовать лучшие бизнес-приложения с уже существующими методиками бизнес-процессов нужны минимальные усилия.
Эпоха цифровой трансформации дает новые возможности для роста бизнеса. Предпринимателям малого бизнеса нет нужды пугаться автоматизации. Конкуренцию выигрывают те, кто может реализовать лучшие на рынке практики бизнес-процессов и, добавив к ним свою уникальность, получить признательность потребителей.
comments powered by HyperComments